Avrasya İslam Şurasının (AİŞ) ana organları arasında yer alan Sekretarya, AİŞ'in faaliyet ve çalışmalarıyla ilgili hertürlü iletişim ve haberleşmenin sağlanmsında AİŞ üye ve katılımcıları arasında bir irtibat noktası işlevi görmektedir.
Sekretaryanın temel işlevlerini; kendisine tevdi edilen iş ve görev alanına giren AİŞ faaliyet ve çalışmalarının koordinasyonu, izlenmesi ve icrası başlıkları altında toplamak mümkündür.
Bu iş ve görevlerin başında AİŞ Genel Kurul ve İcra Kurulu toplantıları ile birlikte AİŞ işbirliği faaliyet ve çalışmalarıyla ilişkili olarak AİŞ himayesinde yapılacak toplantıları düzenlemek ve bu toplantıların teknik hizmetlerini ve lojistik desteğini sağlamak gelmektedir.
Diğer yandan AİŞ faaliyet ve çalışmalarını koordine eden bir organ sıfatıyla Sekretarya, muhtelif AİŞ toplantılarında alınan kararların uygulanmasını izlemek ve AİŞ işbirliğin güçlendirilmesine yönelik işbirliği program ve projeleri uygulamaya koymakla da görevlidir.
Sekretarya, ayıca, AİŞ işbirliğinin temel hedeflerini desteklemek amacıyla muhtelif yayınıcılık faaliyetlerinde bulunmakta, araştırma ve öğrenim faaliyetlerini teşvik etmekte ve AİŞ üyeleri ve iş ortakları arsında bilgi paylaşımı ve değişimini gerçekleştirmektedir.
23- 27 Ekim 1995 tarihlerinde Ankara’da yapılan Avrasya İslam Şurası Birinci Toplantısında AİŞ Sekretarya hizmetlerini Türkiye Diyanet İşleri Başkanlığına tevdi eden kararı uyarınca AİŞ Sekretaryasının evsahipliği ve idaresi anılan Başkanlık tarafından yapılmaktadır. Bilahare bu husus, 21–24 Ekim 1996 tarihlerinde İstanbul’da yapılan Şuranın İkinci Toplantısında Avrasya İslam Şûrasının Kuruluşu ve Faaliyetleri Hakkında Protokolü kabulü eden kararla da onaylanmış ve sözkonusu Protokolde de bu şekilde düzenlenmiştir.
Anılan Protokolde düzenlenmiş olan Sekretaryanın başlıca görevleri şöyledir:
AİŞ’in toplantı ve faaliyetleri hakkında rapor hazırlamak ve sunmak,
AİŞ’in Genel Kurul ve İcra Kurulu toplantıları ile AİŞ himayesinde yapılacak ilgili toplantıları düzenlemek ve bu toplantılara teknik hizmet ve lojistik destek sağlamak,
AİŞ’in faaliyetlerine ilişkin olarak ilgili kurullarına sunulacak teklif ve tavsiyeleri hazırlamak,
Din hizmetleri ve eğitimi konularında Protokolün tarafları arasındaki mevcut işbirliği ve istişarelerin genişletilmesi ve derinleştirilmesi için gerekli anket, araştırma, çalışma kâğıdı ve rehber dokümanlar hazırlamak ve dağıtımını yapmak,
AİŞ Genel Kurulu ve İcra Kurulunun karar ve tavsiyeleri ile ilgili konularda öneri ve sözleşme metinlerini hazırlamak,
AİŞ’in resmi belge ve dokümanları için tevdi makamı (depoziter) görevini yerine getirmek,
AİŞ Genel Kurulu ve İcra Kurulu kararlarına uygun olarak diğer bölgesel ve uluslararası dini kurum ve kuruluşlarla veya benzeri konu ve alanlarda faaliyet gösteren başka organizasyonlarla ilişki tesis etmek,
İlgili taraflara başta AİŞ Genel Kurulu ve İcra Kurulu toplantıları olmak üzere tüm AİŞ toplantılarının tarih ve yeri ile katılımlarına açık tüm etkinlikleri duyurmak,
AİŞ’in toplantı ve diğer faaliyetleriyle ilgili rapor, araştırma ve diğer tüm ilgili dokümanları hazırlamak ve göndermek,
Üyeleri ve iş ortakları arasında iletişim kurmak ve AİŞ ve faaliyetleri hakkında bilgi vermek, toplantı ve etkinliklerini duyurmak amacıyla AİŞ adına Web sitesi açmak ve yürütmek.
1995 yılında kuruluşundan bu yana Sekretarya, vermiş olduğu teknik hizmetler ve lojistik desteklerle düzenli olarak tüm AİŞ ve ilgili toplantıları muntazaman düzenlemektedir. Sekretarya ayrıca AİŞ toplantıları ile AİŞ himayesinde yapılmış olan toplantıların raporlarını hazırlanmasını ve yayımlanmasını da yapmakta olup tüm bu raporların elektronik metinleri AİŞ Websitesinde mevcuttur.
İlave bilgi ve olabilecek sorularınız için aşağıdaki haberleşme bilgileriyle Sekretarya ulaşabilirsiniz.
AİŞ Sekretaryası Haberleşme Bilgileri
Adres:
AİŞ Sekretaryası
Türkiye Cumhuriyeti Diyanet İşleri Başkanlığı Dış İlişkiler Dairesi
Eskişehir Yolu 9. km., Çankaya-Ankara, TÜRKİYE
Telefon: +90 (312) 295 78 75 – 295 75 31
Faks: +90 (312) 286 97 14
e-Posta: sekreterya@avrasya-is.org